Registrar la jornada: qué obliga hoy y qué sigue en trámite

Hay dos obligaciones distintas y se mezclan constantemente. Registrar la jornada ya es obligatorio. Hacerlo con medios digitales, todavía no.

Lo que ya está en vigor

Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa con personas contratadas tiene que llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con la hora de inicio y la de fin. Lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, redactado por el Real Decreto-ley 8/2019.

Y la ley admite papel. También una hoja de cálculo. No exige ningún sistema concreto: exige que el registro exista, que sea diario, que se conserve cuatro años y que esté a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

Lo que no está en vigor

El Real Decreto que obligará a llevar ese registro con medios digitales e interoperables sigue sin publicarse en el BOE. Ha pasado por el Consejo de Estado y el Ministerio de Trabajo ha dicho varias veces que lo aprobará pronto, pero mientras no salga en el boletín no obliga a nadie.

Si alguien te llama diciendo que el fichaje digital ya es obligatorio, no es verdad.

Qué pasa si no llevas registro

No llevarlo es una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. La multa va de 751 a 7.500 € según el grado que aprecie la Inspección.

Un matiz que conviene no exagerar: el artículo no fija que la sanción se compute por centro de trabajo. Se ve escrito así a menudo y no es lo que dice la norma.

Y hay una consecuencia que suele pesar más que la multa: en un juicio por horas extra, si no tienes registro, la carga de la prueba juega en tu contra. Sin registro es la palabra del trabajador contra la nada.

Por qué adelantarse, si aún no obliga

Tres razones prácticas, no comerciales:

1. Ya cumples la obligación de 2019, que esa sí está en vigor y es la que se sanciona hoy.
2. Cuando salga el decreto habrá plazo corto y todo el mundo lo pedirá a la vez. Los plazos cortos se pagan más caros.
3. La plantilla necesita acostumbrarse. Montarlo con calma y que la gente fiche mal durante dos semanas sin consecuencias es mejor que montarlo con la Inspección encima.

Cómo se ficha, sin obligar a nadie a poner nada en su móvil

Esto es lo que más dudas genera y conviene dejarlo claro: no hace falta que el trabajador use su teléfono personal. Lo habitual y lo que recomendamos es un punto fijo en el local —una tablet o el propio ordenador de caja— y que quien quiera use además el suyo.

Nuestra app se abre en el navegador y se queda en la pantalla de inicio como una más, así que vale un móvil, una tablet o un ordenador. Quién puede fichar desde dónde lo decides tú.

Y sobre los controles: se pueden poner restricciones por ubicación o por dispositivo, pero cuanto más control, más fricción para el trabajador. Conviene elegirlo con criterio y no por defecto.

Los datos de tus trabajadores

El registro de jornada es un dato personal y hay que tratarlo como tal: conservarlo cuatro años, tenerlo a disposición de la Inspección y no usarlo para otra cosa. No es un detalle menor: un sistema de fichaje mal montado es un problema de protección de datos además de uno laboral.